Организация электронного документооборота в коммерческом банке

ОБЗОРНЫЙ РЕФЕРАТ

Организация электронного документооборота

в коммерческом банке

Данный реферат подготовлен как составная часть учетной политики банка и

часть ПРАВИЛ ДОКУМЕНТООБОРОТА коммерческого банка

План обзора:

1. Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций

2. Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций

3. Операции в операционном отделении

4. Обработка документов валютной бухгалтерии

5. Обменные пункты

6. Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия

7. Стратегия технических решений, обеспечивающая работу электронных

технологий

Основной задачей организации технологии обработки учетной информации

является минимизация затрат на обработку, хранение и доступ к данным

аналитического и синтетического учета банка. Для достижения этой цели в

настоящее время применяются технологические и программно-технические

решения. Рассмотрим общие вопросы решения этой задачи, применяемые в

коммерческих банках

1. Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций

В основу технологии положен принцип проведения всех операций клиента

бухгалтером, работающим с этим клиентом. Каждому бухгалтеру присваивается

определенный номер (номер исполнителя) один или несколько. При открытии

счета задается номер владельца этого счета (исполнителя). В дальнейшем

доступ исполнителя возможен только для принадлежащих ему счетов. Бухгалтер

на своем рабочем месте имеет ряд программных продуктов, позволяющих

создавать необходимые документы, как в электронном виде, так и на бумажных

носителях. Документы при вводе группируются в пачки с контролем суммы пачки

и возможностью наблюдения за остатком счета.

Поступления принимаются с РКЦ в виде электронной посылки

администратором системы (в настоящее время документы только с признаком

“ЭЛЕКТРОННО”). Далее они автоматически относятся на счет расхождения с

корсчетом, на следующий день они также автоматически становятся на счета

клиентов. Остальные документы ,поступившие в банк, вводятся бухгалтером

вручную.

При вводе клиентских платежей осуществляется автоматический контроль

по справочнику БИК, ключевым разрядам корреспондирующих счетов и полноте

ввода информации. При завершении ввода информации администратор системы

проводит централизованно обработку введенных документов с формированием и

печатью реестров и сводных авизо для предоставления их в РКЦ. Факт

завершения в текущем дне ввода информации по клиентским платежам

определяется расписанием обработки либо устным распоряжением начальника

учетно-операционного отдела. Сверка отпечатанных реестров с первичными

документами, предоставленными клиентами осуществляется определенным

работником бухгалтерии. По завершении сверки этот работник выдает устное

распоряжение администратору системы о подготовке электронной посылки, после

чего осуществляется ее отправка по системе электронной доставки в РКЦ.

Ввод документов проходящих по системе клиент-банк происходит под

контролем уполномоченного лица, специальным программным обеспечением.

Клиент, согласно графика, отправляет электронную посылку в банк.

Уполномоченный исполнитель проверяет электронные посылки на достоверность и

осуществляет печать нужного количества платежных поручений, которые

передает исполнителям, контролирующим счет клиента. Затем проводит экспорт

в общий массив электронных документов банка. Подготовка выписок для

передачи в системе клиент-банк производится администратором системы по

расписанию в автоматическом режиме.

Операции не связанные с клиентскими перечислениями, в течение

операционного дня проводятся без ограничения времени ввода документов. В

операционный интервал исполнитель имеет возможность видеть и распечатывать

лицевые счета по проводимым операциям.

По завершению операционного времени (конец дня) администратор системы

проводит общую обработку с выдачей лицевых счетов исполнителям. По

завершению сверки лицевых счетов администратор системы осуществляет ряд

технологических операций и выдачу аналитической и синтетической отчетности

текущего дня. Это документы дня, бухгалтерский журнал, рублевый и валютный

балансы, регистры сальдовых остатков, расшифровки кассы, ведомость снятых

процентов, ведомость открытых и закрытых счетов. По завершению печати

документов производится загрузка в архивы данных и формирование таблиц базы

анализа работы банка. После этого все операции в этом дне считаются

завершенными. Исправления допускаются только при осуществлении процедуры

восстановления дня. Соответственно прекращается работа отделов банка с

аналитическим комплексом программ до восстановления всей информации в

восстанавливаемом интервале.

Администратор системы в течение операционного дня ведет журнал работы

администратора в котором отражены все технологические моменты текущей

работы.

По начислению процентов раз в месяц производится снятие накопленных

процентов с выдачей ведомости снятых процентов. В ведомости снятых

процентов определена корреспонденция счетов зачисления процентов. Снятые

проценты зачисляются на счета в автоматическом или ручном режиме. По

зачисленным процентам выдается специальная ведомость. После контроля этих

ведомостей начальник учетно-операционного отдела выдает распоряжение

администратору системы о правильности зачисления процентов. Администратор

производит корректировку и экспорт в общий массив документов банка.

Особенности технологии сложившиеся

Для обеспечения отсутствия расхождения внутреннего кор.счета со

счетом в РКЦ осуществлен ряд технологических моментов. Всегда одновременно

открыты два операционных дня. Текущий сегодняшний и до 13-00 – вчерашний,

после 13-00 завтрашний. Платежи, полученные до 12-00, проводятся и

отправляются в РКЦ сегодняшним днем, после 12-00 следующим днем. Сверка и

обработка поступлений с выдачей лицевых производится только в текущем дне.

Электронные поступления текущего дня РКЦ отправляет лишь утром следующего

дня, поэтому администратор системы, полученные поступления зачисляет на

счета сумм зачисленных на к/с но не проведенные на счета клиентов

предыдущего дня (автоматически) и одновременно с этого же счета на р/счета

клиентов поступления предыдущего дня также автоматически

2. Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций

Сектор внутрибанковских операций, платежи связанные с перечислениями

корреспондентам банка проводит по схеме, описанной в п.1

Кроме осуществления платежей отдел внутрибанковских операций

эксплуатирует программное обеспечение по учету заработной платы, учету

бензина, склад, расходных и приходных кассовых ордеров, учет основных

средств, учет нематериальных активов, счета фактуры. Эти программные

комплексы работают автономно. Ввод и контроль входных документов

осуществляются внутри соответствующих комплексов. Связь с массивом

документов банка осуществляется либо посредством экспорта документов, либо

вручную вводом в операционный день банка согласно правилам, определенным в

п. 1

Бухгалтер рублевой бухгалтерии, оформляет счета фактуры на своем

рабочем месте, общую книгу покупок-продаж формирует программный комплекс

сектора внутрибанковских операций. Работник этого сектора имеет возможность

печати и просмотра этой книги.

Перенос остатков при красном сальдо на парных счетах осуществляется

автоматически в конце дня. Мемориальный ордер по этим проводкам выдается

программным путем..

Операция закрытия отчетного периода осуществляется также в

автоматическом режиме с формированием отчета о прибылях и убытках по форме

2 ОКУД и выдачей мемориальных ордеров по проведенным операциям.

3. Операция в операционном отделении

Платежи, связанные с клиентскими перечислениями, операционное

отделение проводит по схеме, описанной в п.1. Основное отличие заключается

в том, что документы группируются в специальные пачки и в электронном виде

поступают в головной банк по графику обмена информации. Выписки по счетам,

также согласно графика, в электронном виде приходят в операционное

отделение. Работа операционного отделения по сберегательным операциям

описана в п. 6

4. Обработка документов валютной бухгалтерии

Платежи, связанные с клиентскими перечислениями, валютная бухгалтерия

проводит схеме, описанной в п.1. Особенности технологии электронного

документооборота в части работы обменных и вкладных операций описаны ниже.

5. Обменные пункты

Документооборот в обменных пунктах складывается из двух частей.

Документы, подготовленные в валютной бухгалтерии для обменных пунктов и

документы собственно обменных пунктов.

В начале рабочего дня, вместе с инкассацией работник обменного пункта

получает подготовленные в валютной бухгалтерии описи сумок и курсы покупки

продажи валюты. После заполнения форм начала дня в специальном программном

обеспечении, работник обменного пункта осуществляет покупку-продажу валюты,

регистрируя каждую сделку. Программное обеспечение оперативно показывает

количество купленной и проданной валюты, остаток рублей и валюты,

количество совершенных сделок. По окончании работы, кассир обменного пункта

выводит журналы и реестры установленной формы и подготавливает дискету с

итогом работы обменного пункта. Эта информация передается в валютную

бухгалтерию.

Валютная бухгалтерия принимает информацию с обменного пункта и

автоматически, программным путем, формирует проводки, экспортируемые в

общий массив документов банка. Описи сумок инкассации в валютной

бухгалтерии готовятся также программным путем

6. Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия

В основу технологии обработки учетной информации для сберегательных

операций положен принцип осуществления программного последконтроля и

автономности работы. Открытие счета вкладных операций, начисление и снятие

процентов, движение средств по счетам осуществляется непосредственно в

сберегательной кассе. По окончанию операционного дня работник

сберегательной кассы формирует групповые проводки в общий массив документов

и в электронном виде (используя телефонный модем) отправляет их в

централизованную бухгалтерию, на специальную машину. Одновременно готовится

дискета с аналитической информацией и с инкассацией доставляется в

централизованную бухгалтерию. Бухгалтер централизованной бухгалтерии

осуществляет контроль и печать сводных мемориальных ордеров по проводкам в

операционный день банка со специальной машины.

Аналитическая информация экспортируется в специальный программный

комплекс, где осуществляется контроль начисления процентов, архивирование и

расчеты специальных форм для нужд кредитного отдела и отдела ценных бумаг.

Этот специальный комплекс дублирует все счета, открытые в сберегательных

кассах и работает автономно от локальной сети банка. Бухгалтер

централизованной бухгалтерии имеет возможность получить дубликат любой

формы, прошедшей в сберегательной кассе.

Специальная машина обрабатывает только групповую информацию и имеет

включение в сеть банка.

7.Стратегия технических решений, обеспечивающая работу электронных

технологий

В основу принятия решений о технической модернизации и

доукомплектования средствами вычислительной техники положен принцип

ориентации на наличие программного обеспечения и трудоемкости выполняемой

работы. В первую очередь модернизируются средства обеспечивающие работу

банка в целом, далее отделы и группы, непосредственно обеспечивающие

доходность и устойчивость банка. Рабочие места, занятые в технологическом

цикле комплектуются средствами вычислительной техники только для выполнения

конкретной задачи.