Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

221

Инструкция по делопроизводству

в Министерстве юстиции Российской Федерации

I. Общие положения

1.1 Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации Далее - Инструкция. устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности Минюста России, его территориальных органов документов и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства), обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Минюста России, его территориальных органов Далее по тексту Инструкции федеральные государственные гражданские служащие центрального аппарата Минюста России и его территориальных органов сокращенно именуются «гражданские служащие», если особо не оговорено иное. и разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2 Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417), федеральные законы от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127; 2007, № 46, ст. 5554); от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 52, ст. 5140; 2005, № 19, ст. 1752; 2007, № 19, ст. 2293, № 49, ст. 6070; 2008, № 30, ст. 3616; 2009, № 29, ст. 3626, № 48, ст. 5711; 2010, № 1, ст. 5, ст. 6, № 40, ст. 4969); от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253); от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 23, ст. 2199); от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448); от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716, № 52, ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407, № 31, ст. 4173); от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776); Указы Президента Российской Федерации от 23.05.1996 № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663; 1997, № 20, ст. 2242; 1998, № 33, ст. 3967; 2005, № 28, ст. 2865); от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2005, № 39, ст. 3925); от 13.10.2004 № 1313 «Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4108; 2005, № 44, ст. 4535, № 52 ст. 5690; 2006, № 12, ст. 1284, № 19, ст. 2070, № 23, ст. 2452, № 38, ст. 3975; 2007, № 13, ст. 1530, № 20, ст. 239; 2008, № 10, ст. 909, № 29, ст. 3473, № 43, ст. 4921; 2010, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300); от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52, ст. 5587); от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» Далее - Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации. (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602); от 01.06.2004 № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» Далее - Регламент Правительства Российской Федерации. (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313; 2006, № 23, ст. 2514, № 29, ст. 3251; 2007, № 32, ст. 4150; 2008, № 14, ст. 1413, № 21, ст. 2459, № 49, ст. 5833; 2009, № 11, ст. 1302, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 36, ст. 4358, № 49, ст. 5970, ст. 5971, № 52, ст. 6609; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602); от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305, № 47, ст. 4933; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст.1413; 2009, № 12, ст. 1429, № 25, ст. 3060, № 41, ст. 4790, № 49, ст. 5970; 2010, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072); от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст.1413, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 25, ст. 3060, № 47, ст. 5675, № 49, ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072); от 17.11.2007 № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 48, ст. 6001); от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060); от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614); Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (не нуждаются в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003), приказы Минюста России от 27.01.2010 № 8 «Об утверждении Регламента Министерства юстиции Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 28.01.2010, регистрационный № 16096), иные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы делопроизводства.

1..3 Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов) Далее - СЭД, применяемые в Минюсте России и его территориальных органах, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. Использование СЭД, не обеспечивающих выполнение требований настоящей Инструкции, не допускается.

1.4 Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, обработка секретной информации в Минюсте России и его территориальных органах осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, стр. 8220-8235, ст. 4673; 2003, № 27, ст. 2700, № 46, ст. 4449; 2004, № 27, ст. 2711, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055, ст. 6079; 2009, № 29, ст. 3617) и специальным нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации.

1.5 Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию ограниченного распространения, регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165) и приказом Минюста России от 07.10.2010 № 250 «Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минюсте России и его территориальных органах» (зарегистрирован в Минюсте России 01.11.2010, регистрационный № 18870).

1.6 Работа с обращениями граждан производится в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410) и приказом Минюста России от 30.06.2009 № 199 «Об утверждении Административного регламента Министерства юстиции Российской Федерации по организации приема граждан, обеспечению своевременного и в полном объеме рассмотрения их устных и письменных обращений с уведомлением граждан о принятии решения в установленный законодательством Российской Федерации срок» (зарегистрирован в Минюсте России 26.08.2009, регистрационный № 14615).

1.7 Положения Инструкции применяются к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8 Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и общий контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами в Минюсте России и его территориальных органах осуществляет Департамент организации и контроля.

1.9 Ведение делопроизводства осуществляются:

в Минюсте России - Департаментом организации и контроля, а также гражданскими служащими, назначенными приказом Минюста России ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Минюста России и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями;

в территориальном органе Минюста России Далее по тексту Инструкции территориальный орган Минюста России сокращенно именуется «территориальный орган», если особо не оговорено иное. - гражданскими служащими, назначенными приказом территориального органа ответственными за ведение делопроизводства в соответствующем территориальном органе и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями Далее по тексту Инструкции гражданские служащие, назначенные приказом Минюста России (приказами территориальных органов Минюста России) ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Минюста России (территориальных органах Минюста России) и совмещающие выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями сокращенно именуются «ответственные за делопроизводство», если особо не оговорено иное..

1.10 Руководители структурных подразделений Минюста России и начальники территориальных органов, лица, исполняющие их обязанности Далее по тексту Инструкции руководитель структурного подразделения и лицо, исполняющее его обязанности, сокращенно именуются «руководитель структурного подразделения Минюста России», а начальник территориального органа Минюста России и лицо, исполняющее его обязанности, сокращенно именуются «начальник территориального органа», если особо не оговорено иное., которые обязаны во вверенном им структурном подразделении Минюста России (территориальном органе):

- обеспечивать и контролировать выполнение требований Инструкции, в том числе осуществлять контроль за работой ответственных за делопроизводство;

- принимать меры по сокращению служебной переписки по вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или переговоров с использованием технических средств связи и информационных систем, за исключением случаев, когда нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Минюста России предусмотрено обязательное составление письменного документа;

- обеспечивать ознакомление с Инструкцией под роспись вновь поступивших на федеральную государственную гражданскую службу гражданских служащих.

1.11 Функции, задачи, полномочия Департамента организации и контроля, в том числе по организации и ведению делопроизводства, регламентируются положением о нем, утверждаемым приказом Минюста России, а также настоящей Инструкцией.

Должностные обязанности гражданских служащих Департамента организации и контроля и ответственных за делопроизводство устанавливаются их должностными регламентами и Инструкцией.

Перед утверждением должностные регламенты ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России предварительно согласовываются Департаментом организации и контроля.

Примерный перечень должностных обязанностей ответственных за делопроизводство в территориальном органе, подлежащий включению в должностной регламент ответственного за делопроизводство в территориальном органе, разрабатывается Департаментом организации и контроля.

1.12 Гражданские служащие обязаны:

- знать и выполнять требования настоящей Инструкции;

- не разглашать содержание документов, не допускать их утраты, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущие привести к таким последствиям;

- знакомить с содержанием документов других гражданских служащих только с разрешения своего руководителя (начальника);

- передавать документы, их копии, проекты сторонним организациям в Минюсте России только с разрешения Министра юстиции Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности Далее по тексту Инструкции Министр юстиции Российской Федерации и лицо, исполняющее его обязанности, сокращенно именуются «Министр», если особо не оговорено иное., а в территориальном органе - только с разрешения начальника территориального органа;

- при увольнении или переводе в другое структурное подразделение Минюста России (территориальный орган) передать все числящиеся за ними документы по акту (приложение № 1) ответственному за делопроизводство;

- при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни (если это позволяет состояние здоровья), в случае отстранения от замещаемой должности федеральной государственной гражданской службы передать по реестрам установленной формы (приложение № 2) все находящиеся у них документы ответственному за делопроизводство или другому гражданскому служащему по указанию руководителя структурного подразделения Минюста России (начальника территориального органа) с внесением сведений о движении в регистрационно-контрольные карточки этих документов в СЭД.

1.13 При переводе или увольнении руководителя структурного подразделения Минюста России (начальника территориального органа) наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве соответствующего структурного подразделения (территориального органа), отражается в акте приема-передачи дел и должности.

1.14 Об утрате или неисправимом повреждении документа, в случаях нарушения установленных Инструкцией правил работы с документами, утере ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся документы, печатей и штампов, а также о фактах обнаружения неучтенных документов гражданские служащие обязаны незамедлительно письменно сообщать:

- в Минюсте России - руководителю структурного подразделения Минюста России и в Департамент организации и контроля;

- в территориальном органе - начальнику территориального органа.

1.15 Для совместной проработки проектов документов и рассылки информационных материалов в Минюсте России и его территориальных органах используется внутренняя электронная почта.

1.16 Текст Инструкции размещается Департаментом организации и контроля на общедоступном ресурсе сервера информационной сети Минюста России и поддерживается в актуальном состоянии.

1.17 Гражданские служащие несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

II. Основные понятия

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

III. Создание документов в Минюсте России и его территориальных органах

3.1 Бланки документов

3.1.1 Документы, создаваемые в Минюсте России и его территориальных органах, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.

3.1.2 Виды бланков, используемых в Минюсте России и его территориальных органах, состав их реквизитов разрабатываются Департаментом организации и контроля и утверждаются приказом Минюста России.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4.

3.1.3 В Минюсте России используются следующие виды бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Далее - бланки.:

бланк приказа Минюста России (приложение № 3);

бланк распоряжения Минюста России (приложение № 4);

общий бланк письма Минюста России (приложения № 5);

бланк письма Министра (приложение № 6);

бланк письма первого заместителя Министра (приложение № 7);

бланк письма статс-секретаря - заместителя Министра (приложение № 8);

бланк письма заместителя Министра (приложение № 9);

бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека - заместителя Министра (приложение № 10);

бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека (приложение № 11);

общий бланк Минюста России (приложение № 12);

общий бланк письма структурного подразделения Минюста России (приложение № 13);

3.1.4 В территориальном органе используются следующие виды бланков:

бланк приказа территориального органа (приложение 14);

бланк распоряжения территориального органа (приложение № 15);

бланк письма территориального органа (приложение № 16);

общий бланк территориального органа (приложение № 17).

3.1.5 Бланки изготовляются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Организация работы по изготовлению, получению из типографии и учету бланков возлагается:

в Минюсте России - на Департамент управления делами;

в территориальном органе - структурное подразделение, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности.

3.1.6 Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности):

получает от Департамента организации и контроля (ответственного за делопроизводство в территориальном органе) заявки на изготовление бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление бланков в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков в журнале учета бланков документов (приложение № 18) и выдачу изготовленных бланков документов Департаменту организации и контроля (ответственному за делопроизводство в территориальном органе).

Для ведения учета выдачи бланков они нумеруются типографским способом или нумератором в Департаменте организации и контроля (ответственным за делопроизводство в территориальном органе). Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков документов (приложение № 19).

3.1.7 Использование бланков осуществляется с соблюдением следующих правил:

бланки выдаются Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство) гражданским служащим под роспись в журнале учета выдачи бланков;

бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах);

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут ответственные за делопроизводство и руководители структурных подразделений Минюста России (начальники территориальных органов Минюста России);

испорченные и невостребованные бланки возвращаются через Департамент организации и контроля (ответственного за делопроизводство) в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности).

3.1.8 Бланки приказа, распоряжения, письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека, разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов; иные бланки - на основе углового варианта расположения реквизитов.

Реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа при угловом варианте их расположения, а при продольном - по середине листа вдоль верхнего поля.

3.1.9 Реквизиты бланков, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, исполняются в одноцветном варианте:

на бланках писем Министра и его заместителей, общем бланке и общем бланке письма Минюста России - Государственный герб Российской Федерации - красным цветом, остальные реквизиты - черным цветом;

на бланке письма структурного подразделения Минюста России, бланке письма территориального органа и общем бланке территориального органа - все реквизиты, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, синим цветом;

на иных бланках - все реквизиты, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, черным цветом.

3.1.10 Для бланков устанавливается следующий состав реквизитов:

1) для бланка приказа (распоряжения) Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения);

2) для общего бланка письма Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

3) для бланка письма должностного лица (Министра, заместителей Министра):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

4) для бланка письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека:

Государственный герб Российской Федерации;

должность лица, подписавшего документ, на русском, английском и французском языках: «Уполномоченный Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека»; «Representative of the Russian Federation at the European Court of Human Rights»; «Representant de la Federation de Russie aupres de la Cour Europeenne des Droits de I Homme»;

справочные данные о Минюсте России на английском языке (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

5) для общего бланка Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа;

6) для общего бланка письма структурного подразделения Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

7) для бланка приказа (распоряжения) территориального органа:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения).

8) для бланка письма территориального органа:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа;

справочные данные о территориальном органе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

9) для общего бланка территориального органа:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.2 Оформление реквизитов документов

3.2.1 При подготовке документов следует применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman № 13-15 (№ 12 для оформления табличных материалов) через 1-1,5 межстрочных интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

3.2.2 При переписке между структурными подразделениями Минюста России и территориальных органов Минюста России бланки не используются.

3.2.3 Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), установлен следующий состав реквизитов документов:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты. Например, отметка о поступлении документа в Минюст России или его территориальный орган; отметки «Копия», «Контроль Минюста России», «Ответ с подписью Министра юстиции Российской Федерации», «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

3.2.4 Правила оформления реквизитов документов

1) Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).

На бланках Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите и помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

2) Наименование федерального органа исполнительной власти.

Наименование Минюста России, полное и сокращенное, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 г. № 1313 «Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4108; 2005, № 44, ст. 4535, № 52 ст. 5690; 2006, № 12, ст. 1284, № 19, ст. 2070, № 23, ст. 2452, № 38, ст. 3975; 2007, № 13, ст. 1530, № 20, ст. 239; 2008, № 10, ст. 909, № 29, ст. 3473, № 43, ст. 4921; 2010, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300), а именно: полное наименование - Министерство юстиции Российской Федерации, сокращенное наименование - Минюст России.

Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.

Наименование территориального органа указывается в соответствии с приказами Минюста России от 21.05.2009 № 146 «Об утверждении Положения о Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и Перечня главных управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 22.05.2009, регистрационный № 13985) с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 01.04.2010 № 76 (зарегистрирован в Минюсте России 08.04.2010, регистрационный № 16826); от 15.04.2010 № 91 (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2010, регистрационный № 16948); от 27.09.2010 № 237 (зарегистрирован в Минюсте России 19.10.2010, регистрационный № 18756) и № 147 «Об утверждении Положения об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и Перечня управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 22.05.2009, регистрационный № 13984) с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 01.04.2010 № 76 (зарегистрирован в Минюсте России 08.04.2010, регистрационный № 16826); от 15.04.2010 № 91 (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2010, регистрационный № 16948); от 27.09.2010 № 237 (зарегистрирован в Минюсте России 19.10.2010, регистрационный № 18756).

Например, для Москвы: «Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Москве»; для Московской области: «Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Московской области».

3) Наименование должности лица, подписавшего документ.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем Министра и его заместителей, бланке письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека.

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Минюста России.

4) Справочные данные о Минюсте России (территориальном органе).

Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты Минюста России (территориального органа).

5) Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (приказ, распоряжение) включается в бланк соответствующего вида документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

6) Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (например: «Москва», «Санкт-Петербург», «Екатеринбург») указывается в бланках документов, за исключением бланков писем.

7) Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные, аналитические, объяснительные записки, акты и др.), утверждения (план, отчет, номенклатура дел и др.), события, зафиксированного в документе (протоколы).

Дата документа проставляется гражданским служащим, подписывающим или утверждающим документ, или Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная, аналитическая, объяснительная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями), структурными подразделениями Минюста России и т.п. является дата более поздней подписи. Совместно изданные приказы (распоряжения) должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: «18.01.2010».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: «18 января 2010 г.».

Место проставления даты на документе зависит от вида бланка и вида документа.

8) Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Минюсте России (территориальном органе).

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Индекс дела не проставляется в регистрационных номерах приказов (распоряжений), протоколов, актов.

К регистрационному номеру документа, содержащему конфиденциальную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «дсп», например: «1-0000234/10-0-0-дсп».

Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются с начала календарного года.

Место проставления регистрационного номера зависит от вида бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями) - авторами документа, и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований в заголовочной части документа.

9) Ссылка на исходящий номер и дату документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, докладные и служебные записки и т.п.), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной справочной информации.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательно проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа на поступивший документ.

10) Адресат.

Документы адресуют в органы государственной власти, иные органы (организации), структурным подразделениям органов государственной власти, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в органы государственной власти, иные органы (организации), структурным подразделениям органов государственной власти (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Например:

Правительство

Российской Федерации

Департамент

управления делами

или:

Министерство внутренних дел

Российской Федерации

При адресовании документа руководителю государственного органа, иного органа (организации) его наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже. Например:

Заместителю руководителя

Федеральной таможенной службы

И.И. Иванову

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование государственного органа, иного органа (организации) и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Департамент управления делами

Начальнику отдела

П.П. Петрову

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба после должности указывают воинское или специальное звание. Например:

Министерство внутренних дел Российской Федерации

Начальнику Департамента обеспечения правопорядка на транспорте

генерал-майору милиции

С.С. Сидорову

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного и того же органа государственной власти их указывают обобщенно. Например:

Руководителям

структурных подразделений

Минюста России

Начальникам

территориальных органов Минюста России

В этом случае составляется указатель рассылки (приложение № 20).

Если документ содержит не более четырех адресатов, печатается четыре экземпляра (подлинника) документа (каждый экземпляр оформляется на отдельном бланке), слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Все экземпляры документа должны быть подписаны.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов (организаций).

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам, территориальным органам и федеральным государственным учреждениям Минюста России Далее - учреждения Минюста России., федеральным службам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование и почтовый адрес. Например:

Государственное

учреждение Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

ул. Профсоюзная, д.82,

Москва, 117393

При адресовании физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя и почтовый адрес. Например:

И.П. Калинину

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский район,

Тульская область, 301264

Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по правому краю.

11) Наименование документа.

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Минюста России;

письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора».

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке, например:

«О результатах рассмотрения

проекта письма в Росархив».

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

12) Текст документа.

В Минюсте России и его территориальных органах документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Исключение составляют документы, направляемые зарубежным адресатам: они могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: «приказываю возложить контроль…; прошу рассмотреть вопрос об...»;

3-го лица единственного числа: «...Правительство Российской Федерации постановляет...;...коллегия решила...; Минюст России не считает возможным...»;

1-го лица множественного числа: «просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили)».

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа: «приказываем..., решили…».

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер. Например:

«Виза включает в себя наименование должности Министра или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»

или

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов Российской Федерации указывают вид документа, наименование органа, издавшего документ, дату документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...»

или

«Согласно Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Росархива от 23.12.2009 № 76...».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Листы документа нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа: управленческое действие, решение и т.д.

Текст документа должен содержать аргументированную и достоверную информацию.

Содержание текста увязывается с ранее изданными по этому вопросу документами.

Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих структур.

Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях и применяется при подготовке уставов, положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций) или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: вид документа, наименование организации-автора документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа.

Во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личному составу), письма - просьбу без пояснения.

Текст документа, регулирующего деятельность Минюста России, его территориальных органов, подведомственных Минюсту России федеральных служб Далее - федеральные службы., учреждений Минюста России, права и обязанности должностных лиц (положение, должностной регламент и т.д.), состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь номер и заголовок.

Связный текст допускается разделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой или точкой с запятой.

При подготовке документов по однотипным ситуациям (приказов (распоряжений) по личному составу и т.д.) следует использовать унифицированные тексты.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

В тексте документа должны употребляться только официальные наименования федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций), территориальных органов, структурных подразделений Минюста России, учреждений Минюста России и т.д.

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации от 16.07.2008 № 943, № 788 (Российская газета, 2008, № 163, № 195, № 223; 2009, № 15, № 39, № 40; 2010, № 219).

В распорядительных документах (приказы, распоряжения), а также во внутренних документах, адресованных Министру (заместителю Министра, начальнику территориального органа) текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю», «прошу»).

Особенности составления и оформления приказов (распоряжений), положений, правил, инструкций определены настоящей Инструкцией.

В распорядительных документах коллегиальных органов (протокол, решение и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).