Особенности оформления делового письма в немецком и русском делопроизводстве

"Особенности оформления делового письма в немецком и русском делопроизводстве"

2009

Формам деловой переписки, принятым сегодня в международном общении, более 150 лет. Родиной их традиционно считается Англия. Именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления деловой корреспонденции. В силу того, что английский язык является общепринятым языком международного делового общения, то и существующий международный стандарт оформления деловых писем ориентирован на англоамериканский вариант. Расширяющиеся международные связи, влияние английского языка как международного языка делового общения приводит к стандартизации (унификации) делопроизводства в разных странах. Но нельзя не отметить и ряд особенностей (характерных для ведения деловой переписки, в частности), связанных с влиянием норм и традиций национального коммуникативного поведения, особенностей национального делопроизводства.

Германия является страной, где сложились давние и устойчивые нормы и традиции в делопроизводстве. В России также существуют особенности делового общения, отличные от международных, связанные с начальной стадией формирования рыночных отношений в нашей стране.

В России формальным сторонам деловой корреспонденции уделяется меньше внимания, чем на Западе, Главное же отличие немецкой манеры вести дела - высокая степень официальности. Немцы очень сдержаны в деловом общении и тщательно соблюдают принятые формы общения.

Соблюдение правил переписки свидетельствует о вежливости, уважении к партнеру. На Западе очень пристальное внимание уделяется этике бизнеса, что, к сожалению, часто игнорируется в России. Там считается, например, совершенно необходимым письменно подтвердить предварительную договоренность или прием заказа, извиниться за непредвиденную задержку его исполнения, дать промежуточный ответ, сохранить конфиденциальность получения информации, поблагодарить за оказанную любезность или сделанную покупку, официально поздравить коллегу с повышением по службе или днем рождения.

В немецком деловом общении в коммерческой корреспонденции очень важное место играет фактор формуляра, т.е. способ официального оформления делового письма. Формуляр делового письма дает возможность получить точные данные о фирме-партнере (координаты, структура, финансовая и юридическая состоятельность, состояние делопроизводства и прочее), об отправителе (опыт работы, профессионализм, компьютерная грамотность, статус и положение внутри фирмы и прочее), о получателе (статус, степень знакомства с отправителем и прочее), о юридической и иерархической квалификации делового текста (копия или оригинал, относится ли к коммерческим документам, важным или рядовым рабочим письмам, общая цель сообщения и прочее), о его коде, о канале связи и многом другом.

В Германии главным документом, регламентирующим формулярно-композиционный вид делового текста, являются "Regeln hier Maschinenschreiben" - DIN 5008. Однако эти правила имеют скорее рекомендательный характер. Степень свободы и творчества составителя письма ограничивается лишь его опытом и профессионализмом, который основывается, прежде всего, на знании норм и традиций немецкоязычного делопроизводства, а также международных тенденций оформления деловых бумаг. В России таким документом является "ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов". Он также носит рекомендательный характер и ориентирован на международный стандарт.

Особое внимание в немецком делопроизводстве уделяется способу оформления деловых бумаг при переписке с властями - Korrespondenz mit Behoerden, когда используют более консервативный стильVerwaltungssprache/ Kanzleistil. Нормализаторы рекомендуют строже соблюдать такие параметры машинописи как: поля страницы, вид абзаца, отступ - Einrueckung, пропуск строк, расположение реквизитов, а также списки и перечисления - Gliederung/ Ordnungssystem, Aufzaehlung - в соответствии со шкалой печатной машинки -Schreibmaschinenskala. Несмотря на то, что все современные офисы в Германии оборудованы факсимильными аппаратами и компьютерами, а у секретарей в машинах, как правило, имеются факс-модемы, при обращении в государственные и властные структуры официальные бумаги следует печатать на машинке стандартным шрифтом; возможен вариант и компьютерного текста, но при этом разрешается использовать только шрифт Courier.

Если письмо адресовано деловому партнеру, то отправитель свободен в выборе шрифта, однако международная традиция делопроизводства гласит: используйте Times New Roman, а в таблицах и заголовках - Arial. В русском делопроизводстве не существует указаний на необходимость использования печатных машинок при составлении официальных деловых писем.

Деловое письмо обычно посылается на бланке фирмы; письмо может, быть напечатано и на чистом листе, однако, при этом всегда остается неизменным основной набор реквизитов. Это: 1) колонтитулы (верхний и нижний), 2) штамп отправителя + адрес получателя, 3) обозначение типа связи, 4) указание на количество страниц письма, 5) тема/ предмет письма, 6) особые пометы (факультативно), 7) обращение, 8) текст письма, 9) формула прощания, 10) название фирмы отправителя, 11) роспись и подпись (с расшифровкой), 12) примечания.

Несоблюдение формы и отсутствие ряда реквизитов на деловом письме в немецком делопроизводстве встречается чрезвычайно редко и может свидетельствовать о том, что факс передан новичком-непрофессионалом, или отправлен в необычных условиях. Такой факс требует к себе внимания со стороны получателя, вероятнее всего последует просьба его подтвердить, так как он не отвечает требованию достоверности и не может быть идентифицирован как документ фирмы-отправителя. Неправильное оформление корреспонденции - один из признаков несолидности фирмы или чужого, "фальшивого" отправителя.

Развитая система делопроизводства в Германии проявляется в сложном формуляре. Чем сложнее формуляр, тем совершеннее принятая на фирме система делопроизводства, тем серьезнее, солиднее и надежнее сама фирма. Анализ формуляра позволяет определить тип и характер делового письма, создать коммуникативный (социально-психологический и речевой) портрет отправителя.

Если немецкая фирма ориентирована на внешние связи, на международный бизнес, то показательным является параллельное употребление в штампе отправителя немецких и английских слов-указателей: Datum/ Date:, Ал/ То:, Firma/ Company, Von/ Fr от:, Telefax-Nachricht/Cover Sheet, Seiten/ Number of pages (including cover sheet):. - это свидетельствует о факте постоянной и давней ориентации фирмы на внешние связи, на международный бизнес.

Факс в немецком делопроизводстве имеет верхний и нижний колонтитулы, которые являются его границами.

Данные колонтитула несут информацию о ее руководителях, о ее юридической и банковской поддержке, о ее структуре (материнской фирме или филиалах, о ее подразделениях и отделах, например: Export, AvtfTragsannahrne). Чем полнее отражена в колонтитуле информация о фирме, тем более открытой она хочет себя представить, это означает, что ей есть, чем гордиться и нечего бояться. У некоторых экологически продвинутых фирм в нижний колонтитул занесена информация об экологической чистоте бумаги, на которой отпечатан ее бланк. Внимательный анализ колонтитулов может сообщить нам важную информацию о письме: когда и откуда отправлен, копия это или оригинал, а также об отправившей его фирме, о ее весе и статусе.

Кроме колонтитулов и "шапки" (логотип и иногда отпечатанный адрес фирмы) бланка фирмы, вся остальная содержательно-графическая информация заносится сотрудником-отправителем, в том числе, штамп отправителя + адрес получателя Innenadresse/ Versendungsform + Empfaengeranschrift. По-немецки этот реквизит называют Briefkopf, хотя иногда Briefkopf относят к "шапке" бланка. Он включает в себя обязательно: 1) название фирмы-отправителя Firmenbezeichnung, 2) имя сотрудника-отправителя Name des Absenders, 3) номер телефона и факса/e-mail отправителя, 4) адрес и имя получателя Name & Anschrift des Empfaengers; если письмо предназначено именно для определенного сотрудника, стоит помета: Z. Н. -- zu Haenden Frau Olga Klimowa, 4) номер телефона и факса получателя, 5) дату/ Datum отправки письма.

При указании даты в немецком деловом письме месяц указывается полностью - 10 Февраля 2002 г., сокращения приняты только в нашей стране - 10.02.02. В США принято указывать месяц, затем число - Февраль 10, 2002.

Факультативно содержатся следующие реквизиты - 1) должность или отдел фирмы, который представляет данный сотрудник, и специальный знак / -код сотрудника, отправившего письмо, например, Frau Neustadt/ Export; Herr Ott/ Marketingleiter. Следует отметить, что коммуниканты с самым высоким иерахическим статусом, при условии непервоначального контакта с фирмой-адресатом, крайне редко указывают свою должность или титул.

Не указывают свою должность и так называемые свободные/частные предприниматели, и это объяснимо - нередко они действительно ее не имеют, Geschaeftsman/ Businessman сам себе хозяин. Коды / (специальные знаки руководящих сотрудников или сотрудников, на чье имя приходят счета в банке) - Diktatzeichen- это явление новое, но их указание стало обязательным в письмах документного характера: Dr. Т/Ко, ALI/SG.

Обозначение типа связи бывает обязательным, если это - факс, и необязательным при другом виде пересылки.

Указание общего количества страниц отправленного документа -необходимый реквизит в связи по факсу.

Обращение/ Anrede - самый консервативный и простой реквизит. Как и формула прощания, обращение всегда выделяется отдельным абзацем. В Германии существует ограниченное число формул обращения от формального до фамильярного - максимально 12:

а) Sehr geehrter Herr Krieghoff, - самое частотное обращение с указанием фамилии; Sehr geehrter Herr Dr. Krieghoff - т.е. с указанием звания; Sehr geehrter Herr Karl Krieghoff - указание имени; Geehrter Herr... es folgt der Familienname; SGH,...SGDUH, (аббревиатура, как принято в телексовой связи), б) Sehr geehrte Damen und Herren; Sehr geehrte Herren, - при обращении в государственную инстанцию или в официальном заявлении/ циркуляре без указания фамилий, в) Guten Tag, Herr Krotov; Lieber Herr Saitzev, - при неформальных отношениях и личном знакомстве, г) Hallo, Olga, - при переписке двухрядовых коммуникантов. В отличие от собственно деловых писем в рекламных письмах используются сходные обращения, но в восклицательной форме, т.е. с восклицательным знаком, а не с запятой: Sehr geehrte Herren! Следует отметить также, что обращения в рекламных письмах чуть более разнообразны, помимо указанных форм встречаются: Lieber Kunde! Liebe Kunden! Sehr geehrte Firma! Sehr geehrter Geschдftsfreund!