Формирование базы данных

РЯЗАНСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПРЕДМЕТ : ИНФОРМАТИКА

ТЕМА

Система управления базами

данных MICROSOFT ACCESS

Выполнила студентка

2-го курса экономического

факультета

_______________________

Проверил : ______________

г. Рязань

1999г.

Вариант 3

Создать файл базы данных по результатам таблицы. На основе таблицы

сформировать запрос с итоговыми вычислениями в который включить поля: “

наименования товара”, “Остаток”, “Сумма выручки”; предусмотреть: сортировку

записей по полю “Наименование изделия”, вычисление значений в поле “Сумма

выручки”: “Цена за единицу” х “Реализовано”, по полю “Остаток”:

“Произведено” - “Реализовано”, итоговые вычисления по полям “Остаток”,

“Сумма выручки”: создать форму для ввода новых записей в таблицу базы

данных, вид форм - “В один столбец”; создать отчет по результатам запроса,

вид отчета “В один столбец”, в отчете предусмотреть вычисление итогов по

полю “Сумма”; создать макрос в виде панели кнопок, предусмотреть кнопки для

ввода записей в таблицу базы данных и просмотра содержимого таблицы.

Таблица

|Дата |Наименова-|Цена |Произве-д|Реализо-в|Остаток |Сумма |

| |ние |изделия |ено (шт.)|ано (шт.)|(шт.) |выручки |

| |изделия |(руб.) | | | |(руб.) |

|06.01.|Глушитель |250 |480 |450 | | |

|99 | | | | | | |

|06.01.|Колесо |380 |150 |150 | | |

|99 | | | | | | |

|22.02.|Корпус |65 |80 |80 | | |

|99 | | | | | | |

|06.01.|Диск |70 |60 |55 | | |

|99 | | | | | | |

|06.01.|Маховик |98 |350 |300 | | |

|99 | | | | | | |

|22.02.|Глушитель |250 |400 |400 | | |

|99 | | | | | | |

|23.03.|Корпус |65 |60 |60 | | |

|99 | | | | | | |

|19.03.|Глушитель |250 |350 |380 | | |

|99 | | | | | | |

22.02.99 |Колесо |380 |180 |180 | | | |

3.03.99 |Маховик |98 |280 |260 | | | |

Итого :

Выполнение задания.

Создадим файл базы данных. Для этого вначале загрузим ACCESS. После того,

как на экране высветится меню выберем последовательно пункты “Файл” и

“Создать” В появившемся диалоговом окне укажем диск и каталог , на который

будет записан файл базы данных и пропишем имя файла базы данных в нашем

случае PRO_DT (расширение MDB , будет присвоено файлу автоматически самой

программой). При этом будет создан и записан на диск файл PRO_DT.MDB.

Сформируем таблицу данных. Для этого в следующем диалоговом окне нажмем

последовательно кнопки “Создать” и “Новая таблица” При этом открывается

диалоговое окно формирования структуры файла базы данных.

Определим поля. Для этого присвоим каждому полю имя и определим тип

представления данных и их основные свойства. Присвоим по запросу программы

имя таблицы - “Произв_деятельность”

Представим определение полей в виде таблицы:

Поле |Тип |Размер поля |Число десятичных знаков |Формат поля |Маска ввода |

|Дата |Дата\время | | |Краткий формат даты |99.99.00;0 | |Наименование

изделия |Текстовый |30 | | | | |Цена

изделия |Денежный | |Авто |Денежный | | |

Произведено |

Числовой |С плавающей точкой 8 бт. |Авто | | | |

Реализовано |

Числовой |С плавающей точкой 8 бт. |Авто | | | |Следует отметить, что для

отображения данных имеющейся таблицы, поле “Наименование” может иметь длину

9 символов, но в этом случае, при производстве товара с более длинным

наименованием оно может не поместиться, поэтому длина поля выбрана 30

символов.

После внесения приведенных в таблице данных и закрытия диалогового окна, на

экране высветится окно базы данных. После нажатия на клавишу “Открыть”

появится пустая таблица базы с наименованием полей. Заполним таблицу. При

этом данные внесенные в таблицу будут сохранены в файле базы данных

PRO_DT.MDB.

Сведем результаты действий в таблицу.

Элемент

ACCESS |Действия пользователя |Результат операции | |Меню

ACCESS |Выбор пунктов меню “Файл”, “Создать” |Диалоговое окно дискового

пространства активного диска (ДОАД) | |ДОАД |Выбор имени файла PRO_DT.MDB

|Присвоение базе данных имени, переход в окно базы данных (ОБД) | |ОБД

|Последовательный выбор кнопок “Создать”, ”Новая таблица” |Переход в окно

формирования структуры таблицы (ОФСТ) | |ОФСТ |Ввод имен полей, выбор типа

данных и элементов форматирования данных |Создание структуры файла таблицы,

присвоение имени таблице, переход к окну базы данных (ОБД) | |ОБД |Нажатие

кнопки “Открыть”, ввод данных в таблицу |Формирование таблицы базы данных с

исходной информацией. | |

Сформируем запрос. Для этого, находясь в окне базы данных нажмем

последовательно кнопки “Запрос” и “Создать”. В появившемся диалоговом окне

“Создание запроса” нажмем кнопку “Новый запрос”. Так как в нашей базе

данных имеется только одна таблица, то в появившемся диалоговом окне выбора

таблицы для создания запроса последовательно нажмем кнопки “Добавить” и

“Закрыть”. В появившемся окне формирования структуры запроса выполним

следующие действия:

В первой строке “Поле” формируем поле “Наименование изделия”.

В строке сортировка поля “Наименование изделия” в раскрывающемся меню

выбираем “По возрастанию”.

Создадим дополнительное поле “Остаток”. Для этого переместим курсор в

свободную колонку справа от поля “Наименование изделия” и введем выражение

: “Остаток: Произведено - Реализовано” Таким образом будет создано новое

поле “Остаток” Затем зафиксировав курсор на поле “Остаток” и нажав правую

клавишу мыши выберем в появившемся меню пункт “Свойства”. В открывшемся

диалоговом окне свойств поля в строке формат поля активизировав

раскрывающееся меню выберем “Числовой” и опишем его свойства.

Аналогично создается дополнительное поле” Сумма выручки”. Переместим курсор

в свободную колонку справа от поля “Остаток”. Введем выражение “Сумма

выручки: Цена изделия * Реализовано” Поместив курсор на поле “Сумма

выручки” и нажав правую клавишу мыши выберем “Свойства” и определим тип

данных при помощи меню как “Денежный”

Для реализации операций итогового вычисления произведем следующие действия:

Для определения итогов по полю “”Остаток” выберем из меню “ACCESS” пункт

“Вид”. Затем выберем пункт “Групповые операции” В окне формирования

структуры запроса появится строка “Групповая операция”. В этой строку в

поле “Остаток” из раскрывающегося меню выберем “SUM”.

Для определения итогов по полю ”Сумма выручки” выберем из меню “ACCESS”

пункт “Вид”. Затем выберем пункт “Групповые операции” В окне формирования

структуры запроса появится строка “Групповая операция”. В этой строку в

поле “Сумма выручки” из раскрывающегося меню выберем “SUM”.

При закрытии окна “Запрос” ответим “Да” на вопрос “Сохранить изменения

запроса” и присвоим запросу имя “Полный запрос”

Сведем в таблицу основные операции по созданию запроса.

Элемент

ACCESS |Действия пользователя |Результат операции | |Окно базы

данных |Последовательное нажатие кнопок “Запрос и “Создать” |Диалоговое

окно создания запроса (ДОСЗ) | |ДОСЗ |Кнопка “Новый запрос” |Диалоговое

окно “Добавление таблицы” (ДОДТ) | |ДОДТ |Выбор исходной таблицы Кнопки

“Добавить, Закрыть” |Диалоговое окно формирования структуры запроса (ДОФЗ)

| |ДОФЗ |Выбор полей запроса, условий сортировки |Структура таблицы запроса

(СТЗ) | |Вычисляемые

поля ДОФЗ |Выбор полей запроса, создание дополнительных вычисляемых полей,

форматирование данных. |Структура таблицы запроса (СТЗ) | |Итоговые

запросы

ДОФЗ |Выбор полей запроса; меню ACCESS - “Вид” ”Групповые операции”,

определение итога полем “SUM” |Структура таблицы запроса (СТЗ) | |СТЗ

|Закрытие ДОФЗЮ, присвоение имени запросу |Результатная таблица запроса. |

|

Создадим форму для ввода новых записей в таблицу базы данных.

Для создания формы откроем окно базы данных. Затем последовательно нажмем

кнопки “Форма” и “Создать”. На экране появится диалоговое окно “Создание

формы”. В раскрывшемся перечне созданных таблиц и запросов ( окно “Выбор

таблицы\запроса”) выберем созданную таблицу “Произв_деятельность”. Затем

нажмем кнопку Мастера. Из предложенных “Мастером” разновидностей выберем

форму “В один столбец” . После запуска мастера необходимо определить поля

формы. Перенесем в форму весь список полей. При закрытии макета формы

присвоим ему имя “Произв_деятельность”

Создадим в форме кнопки для перехода в “пустой” бланк формы для внесения

данных в таблицу и выхода из режима ввода записей. Для этого в окне базы

данных нажмем последовательно кнопки “Форма” и “Конструктор” (Если на

экране отсутствует панель элементов, предварительно в меню ACCESS выберем

пункты “Вид” и “Панель элементов”)

Для выхода на “пустую” форму для добавления новой записи выберем

пиктограмму “Кнопка” на “Панели элементов” и зафиксируем указатель мыши на

свободном пространстве формы в режиме конструктора. В раскрывшемся

диалоговом окне выбираем “Тип действия” - “Работа с записями” и “Действие”

- “Добавление новой записи”. Затем выбираем что разместить на кнопке -

рисунок или текст. Выбираем “Рисунок”, “Новая запись”. В качестве подписи-

комментария к кнопке выбираем “Новая запись”.

Для выхода из режима формы фиксируем кнопку на свободном месте поля формы,

отмечаем “Тип действия” - “Работа с формой” и “Действие” - “Закрытие

формы”. Затем выбираем рисунок и название кнопки. В результате на форме

появятся две кнопки позволяющие управлять работой формы.

При нажатии на кнопку “Новая запись” ACCESS переводит диалог с

пользователем на создание новой записи предлагая ему пустую форму без

записей. При нажатии на кнопку “Выход” диалог из режима формы переходит в

окно базы данных.

Представим результаты действий по созданию формы в виде таблицы

Элемент

ACCESS |Действия пользователя |Результат операции | |Окно базы данных

|Нажатие кнопки “Создать” |Окно “Создание формы” (ОСФ) | |ОСФ |Выбор

таблицы\запроса для которой создается форма, нажатие кнопки мастера |Окно

“Мастера по разработке форм” (МРФ) | |МРФ |Выбор мастера “В один столбец”

|Окно мастера создания структуры формы (МСФ) | |МСФ |Выбор полей, порядка

полей в форме, выбор типа и названия формы. |Готовая форма | |Окно базы

данных |Нажать кнопку “Конструктор” |Конструктор форм (КФ) | |КФ |Меню

ACCESS: выбор пунктов “Вид”, “Панель элементов” |Вызов на экран “Панели

элементов”(ПЭ) | |Окно базы данных, КФ, ПЭ |Выбор на “Панели элементов”

пиктограммы “Кнопка”, перенос ее на форму. |Мастер создания кнопки (МСК) |

|МСК |Выбор “Тип действия”, “Действие”, рисунка и подписи к кнопке

|Функциональная кнопка в форме. | |

Создадим отчет по результатам запроса. Для этого в окне базы данных

последовательно нажимаем кнопки “Отчет” и “Создать”. В появившемся

диалоговом окне выбираем запрос, по которому будет создаваться отчет -

“Полный запрос”. После выбора запроса нажимаем кнопку “Мастера” для вызова

мастера отчета. Из списка Мастеров выбираем пункт “В один столбец”. В