Создание базы данных в интегральном пакете Works

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В ИНТЕГРИРОВАННОМ ПАКЕТЕ WORKS.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ИНФОРМАТИКА»

ГРУППА __________

СТУДЕНТ __________ ____________ ____________________________

(подпись) (дата)

(фамилия И.О.)

КОНСУЛЬТАНТ__________ ____________ ____________________________

ПРИНЯЛ __________ ____________ ____________________________

____________

(оценка)

УФА 2001

ОГЛАВЛЕНИЕ

I. Введение______________________________3

II. База данных___________________________5

Создание базы данных._____________________5

Режим формы.____________________________8

Дизайн формы.____________________________9

Режим таблицы.___________________________10

Поиск данных.____________________________11

Сортировка данных._______________________13

Формулы.________________________________14

Выделение._______________________________15

Создание отчета на основе базы данных.______17

Сохранение базы данных.___________________21

III. Контрольные вопросы.__________________22

IIII. Список использованной литературы.______23

Введение.

Операционная система MS Windows - одна из самых популярных программных

продуктов нашего времени. Наиболее распространенными версиями в настоящее

время являются Windows 3.11, Windows 95, Windows NT.

Эти операционные системы обеспечивают удобное взаимодействие между

пользователем и прикладными программами, такими как Word, Excel, Access,

Works и др. Система MS Works может быть установлена на любой из них.

Система Microsoft Works для Windows представляет собой набор

высокопроизводительных прикладных программ, позволяющих быстро выполнять

на профессиональном уровне любую работу в офисе, учебном заведении или

дома.

Впервые MS Works 2.0 появилась как программа для операционной системы

MS-DOS и предоставляла пользователю простой символьный интерфейс который

хотя и позволял строить электронные таблицы, но не предлагал серьезных

отличий и улучшений по сравнению с аналогичными электронными таблицами

других производителей, например SuperCalc или Lotus 1-2-3, текстовый

процессор не отличался от Lexicon или Foton, которые были даже лучше, так

как являются отечественной разработкой и не требуют русификации. База

данных Works не давала того удобства и мощности в обработке однотипных

записей как dBase или FoxPro.

И только с появлением графической оболочки MS Windows 3.x и выпуском

для нее Works 3.0 стали отчетливо видны те преимущества которые давала

интеграция трех различных компонентов в одной программе. То есть Works

обеспечивает полный набор функций для ежедневной работы обычному

пользователю при экономии средств на покупку (1 программа вместо 3) и

усилий на изучение и интеграцию трех других программ.

Дальнейшим развитием продукта стала версия MS Works 4.0 для Windows 95

которая имеет интересные новшества и современный дизайн, но в то же время

существенно не отличается от предыдущей версии.

Новая версия включает в себя поддержку средств новой операционной

системы, таких как длинные имена файлов и многозадачный режим с

вытеснением. Продукт позволяет использовать OLE 2.0. Он быстрее работает и

имеет новые компоненты Wizard (или мастера; всего их стало более 30).

Microsoft постаралась стереть границы между модулями: все они являются

компонентами документоориентированной обработки под Windows 95.

Самостоятельными компонентами системы Works, которые могут

использоваться вместе или раздельно, являются текстовый процессор,

электронная таблица с выводом диаграмм, база данных с выводом отчетов и

система связи.

При работе с другими прикладными программами, многие из них также

могут быть использованы совместно с Works для создания или дополнения

документов.

Каждая из составляющих системы Works является замкнутым приложением,

которое может работать совместно с любыми остальными компонентами. Это

означает, что одни и те же данные могут использоваться разными компонентами

и нет необходимости их повторного ввода. При этом не только экономится

время, но и исключается возможность ошибок при наборе. Более того, возможно

использование данных из других прикладных программ и даже создание

непосредственно внутри документа Works рисунков, диаграмм и таблиц с

помощью других средств Works или других прикладных программ.

База данных

Создание базы данных будем рассматривать на примере телефонного

справочника.

Система управления базами данных – это программа для хранения и

использования различной информации.

База данных – это информация, хранящаяся в отдельном файле.

Базы данных используются для создания, обработки и хранения списков

клиентов, товаров и прочей информации. Информация в базе данных упорядочена

по записям и полям.

Создание базы данных.

Запись - это вся информация о клиенте, товаре, событии и т.п.

Отдельный самостоятельный элемент записи (например, фамилия или адрес)

называется полем. Поля могут содержать текст, числа, даты или формулы.

Каждая запись базы данных содержит один и тот же набор полей. База данных

может содержать до 32,000 записей; каждая запись может содержать до 256

полей.

Существуют два режима работы с базой данных: режим формы и режим

таблицы.

Режим таблицы.

Режим формы.

В режиме формы пользователь просматривает и вводит информацию в базу

данных по одной записи за раз, как при работе с печатными бланками. Для

создания формы следует ввести имена полей. Каждому полю должно быть

присвоено уникальное имя. Например, одному полю можно присвоить имя

"Фамилия", а другому - "Адрес".

Кроме того, форма может содержать заголовки и другую информацию.

Например, в форме можно разместить подписи: инструкции, описания или

примеры правильно введенных значений.

В режиме таблицы пользователь просматривает и вводит информацию в

таблицу, представляющую собой сетку столбцов и строк, похожую на

электронную таблицу. Каждая строка является записью, а каждый столбец -

полем.

Для создания поля следует присвоить имя пустому полю. Каждому полю

должно быть присвоено уникальное имя. Например, одному полю можно присвоить

имя "Фамилия", а другому - "Адрес".

Программа баз данных системы MS Works позволяет создавать Газы данных

как при помощи формы, так и при помощи таблицы.

Чтобы в качестве рабочего поля иметь таблицу, надо нажать кнопку :

Для возврата в режим работы с формой надо нажать кнопку:

Часть панели инструментов одинакова для всех программ MS Works

Рассмотрим назначение группы кнопок, которые относятся только к

программе баз данных:

Режим таблицы

Режим формы

Дизайн формы

Создание отчета

Вставить запись

Фильтры

Режим формы.

В режиме формы для быстрого перемещения от одной записи к другой

можно использовать кнопки перемещения курсора, расположенные в левом нижнем

углу окна формы. Индикатор номера записи всегда показывает номер текущей

записи.

Чтобы занести значение в поле, надо выделить область значений, щелкнув

по ней мышкой. Область выделится черным цветом. После этого можно вносить

данные.

Имя поля Выделенная область значения поля

Во время занесения данных они отображаются в области значения ноля и в

области редактирования. После внесения значения в поле можно выделить

область значений следующего поля и вносить следующие данные.

Так как данные вносятся через клавиатуру, то переходить от ноля к полю

удобно также при помощи клавиатуры. Для этого перехода используется клавиша

Tab.

После заполнения всех полей, т.е. после внесения всей записи, можно

переходить к следующей карточке-записи.

Дизайн формы.

При желании можно изменить дизайн формы: изменить положение полей или

подписей, создать новые подписи, разместить цветные рамки вокруг отдельных

элементов формы, изменить используемые для изображения всей формы или ее

отдельных элементов цвета и узоры и т.п.

Режим таблицы.

Для того, чтобы записать имя поля, надо выделить столбец, щелкнув

мышкой по верхней ячейке, предназначенной для имени поля.

После выделения поля в меню Формат надо выбрать закладку Поле...,

появится диалоговое окно, в которое записывается имя поля:

Таким же способом можно изменить имя поля.

После занесения всех имен полей можно приступить к занесению данных.

Данные заносятся в соответствующие ячейки таблицы.

Поиск данных.

Важным свойством программы базы данных является быстрый

автоматический поиск необходимых данных.

Контекстный поиск. Контекстный поиск позволяет найти данные но какому-

либо тексту или части текста. Для такого поиска и меню Правка надо выбрать

строку Найти..., появится диалоговое окно:

В строке Образец записывается текст или часть текста. по которой

требуется вести поиск. В нашем примере -это фамилия «Иванов». В отделе

Проверять устанавливается условие, проверять ли все записи или только

найти черную попавшуюся запись в требуемом контексте. При выборе условия

Следующую будет найдена и выведена на экран только одна запись, та,

которая была найдена первой. При выборе условия Все записи будут найдены

и выведены на экран все записи, содержащие данный контекст.

Если в контексте не. известна одна буква, то ее можно заменить знаком

вопроса (?). Например, если требуется найти слово Типографная, то для

поиска можно записать т?пографная.

Если в контексте не известно несколько букв, то их можно заменить

символом звездочки (*). Например, если требуется найти выражение Пятьдесят

лет СССР, то для поиска можно записать Пстс*ср.

Если поиск осуществлялся из режима формы, то после окончания поиска в

форме показывается первая встреченная запись с заданным контекстом.

В нижней правой строке окна программы указан номер этой первой записи

(в представленном на иллюстрации примере это номер 1).

Если поиск производился в режиме таблицы, то после окончания поиска

существующая таблица будет удалена с экрана (только с экрана, в памяти она

остается и данные не теряются), а на экран будет выведена таблица с

найденными записям.

Для того, чтобы вернуться к режиму просмотра всех записей, и в режиме

формы, и в режиме таблицы надо в меню Правка выбрать строку Показать все

записи.

Контекстный поиск во фрагменте. Если требуется найти контекст только

в каком-либо фрагменте, например, в поле, записи или диапазоне, то нужный

фрагмент надо выделить и проделать все вышеописанные действия для поиска

контекста.

Сортировка данных.

Сортировка — это изменение порядка записей для того, чтобы упорядочить

данные по возрастанию, убыванию, но алфавиту.

MS Works позволяет сортировать базу данных по одному, по двум или по

трем полям.

Чтобы осуществить сортировку, надо в меню Вид выбрать строку

Сортировка записей..., появится диалоговое окно:

В падающем меню 1-e поле надо выбрать поле, по которому будет

производиться сортировка, а в условиях выбрать способ сортировки — по

возрастанию или по убыванию.

При необходимости можно выбрать второе или третье поле. Выбор полей

должен производиться в последовательности, соответствующей важности

сортировки данных. Например, если требуется отсортировать данные

библиотечной базы по алфавиту по фамилиям авторов и по алфавиту по

названиям произведений каждого автора, то вначале надо выбрать поле

Фамилия, а затем поле Улица. Данные будут отсортированы таким образом, что

вначале будут записаны фамилии гражданина, начинающейся на А, а все улицы,

относящиеся к этим фамилиям — по алфавиту, затем фамилия следующего

гражданина, также по алфавиту и т.д.

Формулы.

Формулы в базе данных используются для заполнения поля одинаковой

информацией или значениями, вычисленными с использованием значений других

полей.

После того как формула будет введена в поле, она будет автоматически

скопирована во все существующие записи, которые не содержат значения в этом

поле.

Пример: в поле СУММА вычисляем сумму ячеек в полях r1, r2 и r3. В

ячейке СУММА вводим =(r1+r2+r3). В скобке также могут быть другие

арифметические операции.

Для того чтобы заменить формулу в какой-либо ячейке базы данных,

введите вместо нее нужное числовое или текстовое значение. При вводе

информации в новую запись формула автоматически создает значение для

соответствующего поля новой записи.

Значение формулы не изображается в записи, в которой нет других данных

Функция - это встроенная формула, которую можно использовать в электронной

таблице или базе данных Microsoft Works для Windows. Система Works содержит

76 встроенных функций, предназначенных для выполнения различных вычислений.

Выделение.

Выделение - это способ указать Works, какую именно информацию следует

обработать. Если пользователь выделит какой-либо объект в базе данных, то

следующая выбранная им команда будет выполнена над выделенным объектом.

Например, прежде чем изменять положение поля, необходимо его

выделить. В режиме формы можно одновременно выделить несколько элементов в

форме.

В таком случае следующая выбранная пользователем команда будет

выполнена над каждым из выделенных элементов. Например, для того чтобы

заключить в рамку каждое поле, можно выделить все нужные поля, а затем

выбрать команду Рамка(см след. стр.),

и Works заключит в рамку каждое поле.

Кроме того, можно выделить несколько элементов формы, а затем

переместить их на новое место. В режиме поля команды, которые выполняются

над целыми записями, выполняются над текущей записью. Например, для того

чтобы удалить текущую запись, выберите Удалить запись, нажав правую

кнопку мыши.

Создание отчета на основе базы данных.

Отчет — это распечатанная на бумаге база данных или ее часть. Отчет

может включать в себя не только базу данных, но и текст, подготовленный в

текстовом редакторе, и таблицу или диаграмму из электронных таблиц, а также

различные иллюстрации.

Мы рассмотрим самый простой вид отчета, который состоит только из базы

данных.

В закладке Заголовок записывается заголовок отчета.

В меню Поле: представлены все поля, которые есть в базе. В меню Поля

отчета: нужно добавить те поля из базы, которые надо включить в отчет. Если

в отчете должны быть все поля, то надо нажать кнопку Добавить пес», и меню

появятся все поля. Если в отчет надо включить только часть полей базы, то

надо выделить нужное поле в меню Поле:, щелкнув по названию поля мышкой,

затем нажать на кнопку Добавить », при это нужное поле будет вставлено в

отчет.

Если требуется удалить ноля из отчета, то надо нажать кнопку Удалить

все. Для удаления какого-либо одного поля надо его выделить в меню Поля

отчета: и нажать кнопку Удалить.

Дальше идут Сортировка, Группирование, Фильтр. Когда поля отчета

готовы, в закладке Итоги появится диалоговое окно статистических функций

отчета:

Можно выбрать указанные статистические функции и расположить

результаты вычисления либо в одну строку, либо под каждым столбцом. После

нажатия кнопки Готово появится информационное окно, сообщающее, что для

просмотра отчета надо нажать кнопку Просмотреть .

После нажатия кнопки Отмена в этом окне появится макет отчета:

Сохранение базы данных .

Так как программа MS Works является интегрированной программой, многие

функции этой программы одинаковы для всех её элементов. Так, все действия,

связанные с записью, чтением файлов, одинаковы как в текстовом процессоре,

так и в электронных таблицах и базах данных.

Работа с окончательным вариантом документа в текстовом процессоре,

электронных таблицах и базах данных также организована одинаковым образом.

Поэтому общие приёмы работы с файлами и документами выделены в отдельную

главу.

Чтобы документ, электронную таблицу или базу данных записать на диск в

виде файла, в меню Файл можно выбрать

строку Сохранить как... Появится следующее диалоговое окно:

В окошке Файл надо записать имя файла (не более восьми символов). Если

требуется изменить каталог или дисковод, то это можно сделать при помощи

меню Каталог и падающего меню Диск.

База данных в среде MS Works записываются с расширением .wdb

Контрольные вопросы.

1. В какой среде работает программа Ms Works 4.0 ?

2. Перечислите компоненты программы Ms Works 4.0.

3. Дайте определение базы данных.

4. Как сохранить базу данных на диске в среде Ms Works ?

5. В каких режимах можно создать базу данных в среде Ms Works ?

6. Опишите алгоритм создания рамки поля в табличном режиме в среде Ms Works

.

7. Как изменить дизайн формы ?

8. Как создать отчет ?

9. Как изменить имя поля ?

10. Как создать новое поле ?

Список использованной литературы.

Алферов А. П. «Информатика для начинающих пользователей»

-----------------------

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]